5 consejos para aprender a usar Outlook de manera efectiva

Correo Outlook 2018-09-28 19

El software de correo electrónico de Outlook puede parecer complejo a primera vista. Después de todo, estamos lejos de la interfaz limpia de Gmail o incluso Outlook.com (anteriormente Hotmail).

Por otro lado, es uno de los programas de mensajería y planificación más potentes del mercado para individuos y empresas y personas que trabajan por cuenta propia.

5 consejos para aprender a usar Outlook de manera efectiva

Aquí hemos reunido 5 consejos y sugerencias para aprovechar al máximo algunas de las características poco conocidas de esta herramienta. Tenga en cuenta que utilicé la versión 2013 del software y que en versiones anteriores las rutas para realizar ciertas tareas pueden ser diferentes.

1 – Atajos de teclado

Hay muchos atajos de teclado que le ahorrarán tiempo para tareas repetitivas.

Estos son algunos de ellos:

CTRL + MAYÚS + A: crear una cita

CTRL + MAYÚS + C: crear un contacto

CTRL + N: crear un nuevo elemento predeterminado (por ejemplo, un mensaje en la pantalla Correo)

CTRL + SHIFT + R: responder a todos

CTRL + 1 (o 2, o 3 …): cambiar a Correo, Calendario, Contactos, etc.

2 –   Las notas

Pocas personas lo saben, pero Outlook permite la adición de notas, para parecerse a los populares Post-its.

Simplemente se debe escribir MAYÚS + CTRL + N para crear uno nuevo, o presionar CTRL + 5 para abrir la pantalla de administración de notas.

3 –   Crear subcarpetas

Puede ser muy útil clasificar tus intercambios en carpetas. Para crear una nueva carpeta o subcarpeta, ve a la bandeja de entrada en tu panel de visualización, haz clic con el botón derecho y selecciona “Nueva carpeta” en la lista de opciones sugeridas. Todo lo que tienes que hacer es nombrar tu carpeta y luego indicar dónde deseas que se cree. Podrás clasificar tus conversaciones para encontrarlo allí más fácilmente.

4 – Categorías de uso

Outlook te permite asignar una o más categorías a un mensaje. Asigna un color a cada categoría y obtendrás un sistema de codificación por colores que simplificará tu vida cuando desees encontrar mensajes de un tipo determinado: Documento, Factura, Contabilidad, Proyecto XYZ, Presentación, etc.

5 – Buscar por elementos del mismo tipo

Al buscar un mensaje, en lugar de ir a escribir texto en el cuadro de búsqueda, puedes comenzar una búsqueda “por elementos del mismo tipo”.

Este método, al que se puede acceder haciendo clic con el botón derecho del mouse en un mensaje, te permite buscar los otros mensajes de la misma conversación, los mensajes del mismo remitente o los mensajes de la misma categoría que el asignado al mensaje a de donde estás buscando.

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