Ordenar y clasificar tu bandeja de entrada de Outlook

Correo Outlook 2018-04-11 8

Cuando regresamos de vacaciones, es terrorífico ver cómo la bandeja de entrada de Outlook explota. Por eso aquí te damos algunos consejos para que aprendas a ordenar y clasificar tu bandeja de entrada Outlook y a tener el control de tus correos electrónicos.

  1. Optimiza la visualización de correos para simplificar la clasificación

Para ahorrar tiempo antes de proceder a ordenar tus correos: activa la pestaña Mostrar en la cinta de Outlook, luego haz clic en el icono Panel de lectura y luego en la opción Panel de navegación a la derecha.

En la pantalla, el Panel de navegación está visible a la derecha, la Bandeja de entrada está en el centro y el Correo activo está a la derecha. Podrás ver tus correos sin abrirlos y elegir actuar de acuerdo a la acción que realizarás.

Una vez que tu bandeja de entrada esté limpia, puedes volver a colocar tu pantalla clásica si lo deseas.

  1. Usa atajos de teclado para ir más rápido

Desde la Bandeja de entrada, y sin abrir los correos ya que son visibles a la derecha…

  • Para cambiar el estado de Sin leer a Leído: usa el atajo de teclado Ctrl Q (a la inversa, usa Ctrl U).
  • Para eliminar un correo electrónico sin necesidad de abrirlo: pulsa la tecla Ctrl D.

      3.  “Agrupa” los trabajos pendientes usando los íconos Categorías

En lugar  de los indicadores de mensajes  que crean una  tarea  en otra tarea, escoge el ícono de  categoría.

Podrás hacer varias selecciones:

  • Decide asignar un color a un tipo de misión (por ejemplo, marca todos los correos relacionados con el proyecto / misión X con la categoría roja.
  • Ordena los correos de acuerdo con los principios de la grilla de Eisenhower. Es decir, establece el color rojo en los mensajes “Importante y urgente”, configura el color como “No importante pero urgente” y deja el color verde en los mensajes “Importante pero no urgente”. Por defecto, los correos sin categoría serán los correos “No importante y no urgente”.

Cuando realices una acción, clasificar tu  Bandeja  de entrada en el elemento  Categorías  te permitirá procesar primero correos “importantes y urgentes”; y así sucesivamente.

  1. conversaciones limpias

En Outlook 2010, 2013 y 2016, la utilidad Clean Up Conversations es muy útil para aislar intercambios relacionados con el mismo tema.

Para ver mensajes en el modo de conversación: apunta a la barra de menú de tu Bandeja de entrada. Haz clic en Ver como conversaciones. Expande la conversación de tu elección para ver los intercambios.

Para eliminar todos los mensajes redundantes de la misma conversación, ve la conversación en la Bandeja de entrada o en la carpeta. En la pestaña Inicio de la cinta, ubica el grupo de comandos Eliminar y luego haz clic en la opción Limpiar.

En el menú desplegable, haz clic en Limpiar conversación. En el cuadro de diálogo Limpiar conversación, haz clic en el botón Limpiar

Confirma la eliminación haciendo clic en el botón Aceptar del nuevo aviso. Outlook mueve automáticamente los mensajes redundantes a la carpeta Elementos eliminados.

  1. Desplaza un correo electrónico y sus archivos adjuntos a Calendario o Tareas

Aún en la Bandeja de entrada, ve al correo para arrastrar al módulo Calendario o Tareas, luego:

  • Haz clic en el botón derecho de tu mouse
  • Arrastra el correo al Calendario o Tareas
  • Suelta el botón. Se muestra una lista de opciones
  • Haz clic en Mover como cita (o tareas) con datos adjuntos
  • Establece la cita o tarea y confirma.
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